Data-archivering verplaatst inactieve data naar langetermijnopslag. De data wordt niet verwijderd, maar apart gezet. Actieve systemen werken sneller omdat ze minder belast worden. Compliance-afdelingen bewaren archieven voor wettelijke doeleinden. Juridische teams bewaren ze voor juridische procedures. Onderzoekers bewaren ze voor historische referentie. Het archief is een opslagplaats, geen stortplaats.

Het onderscheid tussen archivering en back-up is belangrijk. Een back-up is een kopie voor hersteldoeleinden. Een archief is de primaire kopie van gegevens die niet langer actief in gebruik zijn. Beide moeten veilig zijn. Beide moeten vindbaar zijn. Archieven maken vaak gebruik van goedkopere, tragere opslagmethoden: tapes, optische media of cloudopslag. Het ophalen van gegevens kost tijd, soms uren. Dat is acceptabel voor gegevens die al jaren niet meer zijn gebruikt. De uitdaging is om te weten wat er in het archief staat. Metadata, indexering en bewaartermijnen zorgen ervoor dat het archief bruikbaar blijft. Een archief zonder index is een zwart gat. Je weet dat de gegevens erin zitten, maar je kunt ze niet vinden. Bewaartermijnen bepalen hoe lang elke categorie gegevens bewaard blijft. Na de bewaartermijn worden de gegevens verwijderd. Alles voor altijd bewaren is duur en riskant. Het archief moet zowel kunnen krimpen als groeien.

Overwegingen met betrekking tot archivering

• Bewaartermijn — hoe lang elk gegevenstype wordt bewaard.
• Opslagmedium — tape, optisch of cold cloud
• Indexering — metadata die ervoor zorgt dat gearchiveerde gegevens vindbaar zijn.
• Ophaaltijd — acceptabele vertraging voor toegang
• Verwijdering — veilige verwijdering wanneer de bewaartermijn afloopt

Een archief is een belofte. De gegevens zullen er zijn wanneer je ze nodig hebt. Het nakomen van die belofte vereist planning.