Lưu trữ dữ liệu là quá trình chuyển dữ liệu không hoạt động sang kho lưu trữ dài hạn. Dữ liệu không bị xóa mà chỉ được để riêng. Các hệ thống đang hoạt động sẽ chạy nhanh hơn vì chúng có dung lượng nhẹ hơn. Các bộ phận tuân thủ pháp luật lưu giữ dữ liệu để đáp ứng các yêu cầu quy định. Các nhóm pháp lý lưu giữ chúng để phục vụ cho việc kiện tụng. Các nhà nghiên cứu lưu giữ chúng để tham khảo lịch sử. Kho lưu trữ là một nhà kho, chứ không phải là bãi rác.

Sự khác biệt giữa lưu trữ và sao lưu rất quan trọng. Sao lưu là bản sao để phục hồi. Lưu trữ là bản sao chính của dữ liệu không còn được sử dụng nữa. Cả hai đều cần được bảo mật. Cả hai đều cần dễ tìm kiếm. Lưu trữ thường sử dụng phương tiện lưu trữ rẻ hơn, chậm hơn: băng từ, phương tiện quang học hoặc các tầng lưu trữ đám mây lạnh. Việc truy xuất mất thời gian, đôi khi là hàng giờ. Điều đó có thể chấp nhận được đối với dữ liệu mà không ai động đến trong nhiều năm. Thách thức là biết được những gì có trong kho lưu trữ. Siêu dữ liệu, lập chỉ mục và lịch trình lưu giữ giúp kho lưu trữ có thể sử dụng được. Một kho lưu trữ không có chỉ mục giống như một hố đen. Bạn biết dữ liệu ở trong đó. Bạn chỉ không thể tìm thấy nó. Chính sách lưu giữ xác định thời gian mỗi loại dữ liệu được lưu giữ. Sau thời gian lưu giữ, dữ liệu sẽ bị xóa. Việc giữ mọi thứ mãi mãi rất tốn kém và rủi ro. Kho lưu trữ nên thu hẹp cũng như mở rộng.

Các vấn đề cần lưu trữ

• Lịch trình lưu giữ — thời gian lưu giữ từng loại dữ liệu.
• Phương tiện lưu trữ — băng từ, quang học hoặc điện toán đám mây lạnh
• Lập chỉ mục — siêu dữ liệu giúp tìm kiếm dữ liệu đã được lưu trữ.
• Thời gian truy xuất — độ trễ chấp nhận được để truy cập
• Xử lý — xóa an toàn khi thời gian lưu trữ kết thúc

Kho lưu trữ là một lời hứa. Dữ liệu sẽ có sẵn khi bạn cần. Giữ lời hứa đó đòi hỏi phải có kế hoạch.