Η αρχειοθέτηση δεδομένων μετακινεί τα ανενεργά δεδομένα σε μακροπρόθεσμη αποθήκευση. Τα δεδομένα δεν διαγράφονται. Αποθηκεύονται. Τα ενεργά συστήματα λειτουργούν πιο γρήγορα επειδή φέρουν μικρότερο βάρος. Τα τμήματα συμμόρφωσης διατηρούν αρχεία για κανονιστικές απαιτήσεις. Οι νομικές ομάδες τα διατηρούν για λόγους διαμάχης. Οι ερευνητές τα διατηρούν για ιστορική αναφορά. Το αρχείο είναι αποθήκη, όχι χώρος υγειονομικής ταφής.

Η διάκριση μεταξύ αρχειοθέτησης και δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας έχει σημασία. Ένα αντίγραφο ασφαλείας είναι ένα αντίγραφο για ανάκτηση. Ένα αρχείο είναι το κύριο αντίγραφο δεδομένων που δεν χρησιμοποιείται πλέον ενεργά. Και τα δύο πρέπει να είναι ασφαλή. Και τα δύο πρέπει να είναι εύκολα εντοπίσιμα. Τα αρχεία συχνά χρησιμοποιούν φθηνότερη, πιο αργή αποθήκευση: ταινία, οπτικά μέσα ή επίπεδα ψυχρού cloud. Η ανάκτηση απαιτεί χρόνο, μερικές φορές ώρες. Αυτό είναι αποδεκτό για δεδομένα που κανείς δεν έχει αγγίξει εδώ και χρόνια. Η πρόκληση είναι να γνωρίζουμε τι υπάρχει στο αρχείο. Τα μεταδεδομένα, η δημιουργία ευρετηρίου και τα χρονοδιαγράμματα διατήρησης διατηρούν το αρχείο αξιοποιήσιμο. Ένα αρχείο χωρίς ευρετήριο είναι μια μαύρη τρύπα. Ξέρετε ότι τα δεδομένα βρίσκονται εκεί μέσα. Απλώς δεν μπορείτε να τα βρείτε. Οι πολιτικές διατήρησης καθορίζουν για πόσο καιρό παραμένει κάθε κατηγορία δεδομένων. Μετά την περίοδο διατήρησης, τα δεδομένα διαγράφονται. Η διατήρηση των πάντων για πάντα είναι ακριβή και επικίνδυνη. Το αρχείο θα πρέπει να συρρικνώνεται καθώς και να αναπτύσσεται.

Ζητήματα αρχειοθέτησης

• Χρονοδιάγραμμα διατήρησης — για πόσο καιρό διατηρείται κάθε τύπος δεδομένων
• Μέσο αποθήκευσης — ταινία, οπτικό ή ψυχρό σύννεφο
• Ευρετηρίαση — μεταδεδομένα που καθιστούν τα αρχειοθετημένα δεδομένα εύκολα εντοπίσιμα
• Χρόνος ανάκτησης — αποδεκτή καθυστέρηση για την πρόσβαση
• Απόρριψη — ασφαλής διαγραφή όταν λήξει η διατήρηση

Ένα αρχείο είναι μια υπόσχεση. Τα δεδομένα θα είναι εκεί όταν τα χρειαστείτε. Η τήρηση αυτής της υπόσχεσης απαιτεί σχεδιασμό.