Archiwizacja danych przenosi nieaktywne dane do długoterminowego magazynu. Dane nie są usuwane, lecz odkładane. Aktywne systemy działają szybciej, ponieważ są mniej obciążające. Działy zgodności przechowują archiwa na potrzeby przepisów. Zespoły prawne przechowują je na potrzeby postępowań sądowych. Badacze przechowują je w celach historycznych. Archiwum to magazyn, a nie wysypisko śmieci.

Ważne jest rozróżnienie między archiwizacją a kopią zapasową. Kopia zapasowa to kopia do odzyskania. Archiwum to podstawowa kopia danych, które nie są już aktywnie używane. Obie muszą być bezpieczne. Obie muszą być możliwe do odnalezienia. Archiwa często korzystają z tańszych, wolniejszych nośników danych: taśm, nośników optycznych lub warstw chmury obliczeniowej. Odzyskiwanie danych zajmuje czas, czasami godziny. Jest to akceptowalne w przypadku danych, których nikt nie dotykał od lat. Wyzwaniem jest wiedza o tym, co znajduje się w archiwum. Metadane, indeksowanie i harmonogramy przechowywania utrzymują archiwum w użyciu. Archiwum bez indeksu to czarna dziura. Wiadomo, że dane tam są. Po prostu nie można ich znaleźć. Zasady przechowywania określają, jak długo każda kategoria danych pozostaje w użyciu. Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane. Przechowywanie wszystkiego na zawsze jest kosztowne i ryzykowne. Archiwum powinno zarówno się kurczyć, jak i rozrastać.

Rozważania dotyczące archiwizacji

• Harmonogram przechowywania — jak długo przechowywany jest każdy typ danych
• Nośnik pamięci — taśma, nośnik optyczny lub chmura zimna
• Indeksowanie — metadane umożliwiające odnalezienie zarchiwizowanych danych
• Czas pobierania — dopuszczalne opóźnienie dostępu
• Utylizacja — bezpieczne usuwanie po zakończeniu okresu przechowywania

Archiwum to obietnica. Dane będą dostępne, kiedy ich potrzebujesz. Dotrzymanie tej obietnicy wymaga planowania.