डेटा आर्काइविंग निष्क्रिय डेटा को दीर्घकालिक भंडारण में स्थानांतरित करता है। डेटा को हटाया नहीं जाता, बल्कि अलग रखा जाता है। सक्रिय सिस्टम कम भार के कारण तेज़ी से काम करते हैं। अनुपालन विभाग नियामक आवश्यकताओं के लिए अभिलेखागार रखते हैं। कानूनी टीमें मुकदमेबाजी के लिए इन्हें रखती हैं। शोधकर्ता ऐतिहासिक संदर्भ के लिए इन्हें रखते हैं। अभिलेखागार एक भंडार है, न कि कचरागाह।

आर्काइविंग और बैकअप के बीच का अंतर महत्वपूर्ण है। बैकअप पुनर्प्राप्ति के लिए रखी गई एक प्रति होती है। आर्काइव उस डेटा की प्राथमिक प्रति होती है जिसका अब सक्रिय रूप से उपयोग नहीं किया जाता है। दोनों का सुरक्षित होना और खोजने योग्य होना आवश्यक है। आर्काइव अक्सर सस्ते, लेकिन धीमे स्टोरेज का उपयोग करते हैं: टेप, ऑप्टिकल मीडिया या कोल्ड क्लाउड टियर। डेटा को पुनः प्राप्त करने में समय लगता है, कभी-कभी घंटों। यह उन डेटा के लिए स्वीकार्य है जिन्हें वर्षों से किसी ने छुआ नहीं है। चुनौती यह जानने में है कि आर्काइव में क्या है। मेटाडेटा, इंडेक्सिंग और रिटेंशन शेड्यूल आर्काइव को उपयोग योग्य बनाए रखते हैं। बिना इंडेक्स वाला आर्काइव एक ब्लैक होल की तरह है। आपको पता है कि डेटा उसमें है, लेकिन आप उसे खोज नहीं सकते। रिटेंशन पॉलिसी यह परिभाषित करती है कि डेटा की प्रत्येक श्रेणी कितने समय तक रहती है। रिटेंशन अवधि के बाद, डेटा हटा दिया जाता है। सब कुछ हमेशा के लिए रखना महंगा और जोखिम भरा है। आर्काइव का आकार बढ़ना और घटना दोनों चाहिए।

अभिलेखन संबंधी विचार

• डेटा प्रतिधारण अवधि — प्रत्येक डेटा प्रकार को कितने समय तक रखा जाता है
• भंडारण माध्यम — टेप, ऑप्टिकल या कोल्ड क्लाउड
• इंडेक्सिंग — मेटाडेटा जो संग्रहित डेटा को खोजने योग्य बनाता है
• पुनर्प्राप्ति समय — पहुँच के लिए स्वीकार्य विलंब
• निपटान — संग्रहण समाप्त होने पर सुरक्षित विलोपन

एक आर्काइव एक वादा है। जब आपको डेटा की आवश्यकता होगी, वह वहां मौजूद होगा। उस वादे को पूरा करने के लिए योजना बनाना आवश्यक है।