O arquivo de dados transfere dados inativos para armazenamento a longo prazo. Os dados não são apagados, apenas armazenados de forma permanente. Os sistemas ativos funcionam mais rapidamente porque transportam menos peso. Os departamentos de compliance mantêm arquivos para cumprir os requisitos regulamentares. As equipas jurídicas mantêm-nos para fins de preservação de provas em processos judiciais. Os investigadores mantêm-nos como referência histórica. O arquivo é um depósito, não um aterro sanitário.

A distinção entre arquivo e cópia de segurança é importante. Um backup é uma cópia para recuperação. Um ficheiro é a cópia primária de dados que já não está em utilização ativa. Ambos precisam de ser seguros. Ambos precisam de ser localizáveis. Os ficheiros utilizam frequentemente armazenamento mais barato e lento: fita, suportes óticos ou camadas frias na nuvem. A recuperação leva tempo, por vezes horas. Isto é aceitável para dados a que ninguém acedeu durante anos. O desafio é saber o que está no ficheiro. Os metadados, a indexação e os cronogramas de retenção mantêm o ficheiro utilizável. Um ficheiro sem índice é um buraco negro. Sabe que os dados estão lá. Simplesmente não consegue encontrá-los. As políticas de retenção definem durante quanto tempo cada categoria de dados permanece. Após o período de conservação, os dados são eliminados. Guardar tudo para sempre é caro e arriscado. O ficheiro deve diminuir, assim como crescer.

Considerações sobre o arquivamento

• Horário de retenção — durante quanto tempo cada tipo de dados é mantido.
• Meio de armazenamento — fita, ótico ou nuvem fria
• Indexação — metadados que tornam os dados arquivados localizáveis.
• Tempo de recuperação — atraso aceitável para o acesso
• Eliminação — exclusão segura no final do período de retenção

Um ficheiro é uma promessa. Os dados estarão lá quando precisar deles. Cumprir esta promessa exige planeamento.