El archivado de datos traslada los datos inactivos a un almacenamiento a largo plazo. Los datos no se eliminan, sino que se apartan. Los sistemas activos funcionan más rápido porque tienen menos carga. Los departamentos de cumplimiento normativo conservan archivos para cumplir con los requisitos reglamentarios. Los equipos legales los conservan para fines procesales. Los investigadores los conservan como referencia histórica. El archivo es un almacén, no un vertedero.

La distinción entre archivado y copia de seguridad es importante. Una copia de seguridad es una copia para recuperación. Un archivo es la copia principal de datos que ya no se utilizan activamente. Ambos deben ser seguros y localizables. Los archivos suelen utilizar almacenamiento más económico y lento: cintas, medios ópticos o niveles de nube fría. La recuperación lleva tiempo, a veces horas. Esto es aceptable para datos que nadie ha tocado en años. El desafío radica en saber qué contiene el archivo. Los metadatos, la indexación y los planes de retención mantienen el archivo utilizable. Un archivo sin índice es un agujero negro. Se sabe que los datos están ahí, pero no se pueden encontrar. Las políticas de retención definen cuánto tiempo permanece cada categoría de datos. Después del período de retención, los datos se eliminan. Conservar todo indefinidamente es costoso y arriesgado. El archivo debe reducirse y expandirse según sea necesario.

Consideraciones sobre el archivo

• Calendario de retención: cuánto tiempo se conserva cada tipo de dato.
• Medio de almacenamiento: cinta, óptico o nube fría
• Indexación: metadatos que permiten encontrar datos archivados.
• Tiempo de recuperación: demora aceptable para el acceso.
• Eliminación: borrado seguro cuando finaliza el período de retención.

Un archivo es una promesa. Los datos estarán disponibles cuando los necesites. Cumplir esa promesa requiere planificación.