تُنقل البيانات غير النشطة إلى وحدات تخزين طويلة الأجل عبر أرشفة البيانات. لا تُحذف هذه البيانات، بل تُحفظ جانبًا. تعمل الأنظمة النشطة بشكل أسرع نظرًا لانخفاض حجمها. تحتفظ إدارات الامتثال بالأرشيفات للوفاء بالمتطلبات التنظيمية، وتحتفظ بها الفرق القانونية لأغراض التقاضي، ويحتفظ بها الباحثون كمرجع تاريخي. الأرشيف بمثابة مستودع، وليس مكب نفايات.

يُعدّ التمييز بين الأرشفة والنسخ الاحتياطي أمرًا بالغ الأهمية. فالنسخة الاحتياطية هي نسخة تُستخدم لاستعادة البيانات، بينما الأرشيف هو النسخة الأصلية للبيانات التي لم تعد قيد الاستخدام. وكلاهما يحتاج إلى الأمان وسهولة الوصول إليه. غالبًا ما تستخدم الأرشيفات وسائل تخزين أرخص وأبطأ، مثل الأشرطة أو الوسائط الضوئية أو طبقات التخزين السحابي الباردة. تستغرق عملية الاسترجاع وقتًا، قد يصل إلى ساعات، وهو أمر مقبول بالنسبة للبيانات التي لم يتم الوصول إليها منذ سنوات. يكمن التحدي في معرفة محتوى الأرشيف. تحافظ البيانات الوصفية والفهرسة وجداول الاحتفاظ على قابلية استخدام الأرشيف. الأرشيف بدون فهرس أشبه بثقب أسود، فأنت تعلم أن البيانات موجودة فيه، لكنك لا تستطيع العثور عليها. تحدد سياسات الاحتفاظ مدة بقاء كل فئة من البيانات، وبعد انقضاء فترة الاحتفاظ، تُحذف البيانات. يُعدّ الاحتفاظ بكل شيء إلى الأبد مكلفًا ومحفوفًا بالمخاطر، لذا يجب أن يتقلص حجم الأرشيف كما يتوسع.

اعتبارات الأرشفة

• جدول الاحتفاظ بالبيانات - المدة التي يتم فيها الاحتفاظ بكل نوع من أنواع البيانات
• وسيط التخزين - شريط، أو بصري، أو سحابة باردة
• الفهرسة - البيانات الوصفية التي تجعل البيانات المؤرشفة قابلة للاكتشاف
• وقت الاسترجاع - التأخير المقبول للوصول
• التخلص — حذف آمن عند انتهاء فترة الاحتفاظ

الأرشيف بمثابة وعد. ستكون البيانات موجودة عندما تحتاج إليها. والوفاء بهذا الوعد يتطلب تخطيطاً.