Pengarsipan data memindahkan data yang tidak aktif ke penyimpanan jangka panjang. Data tersebut tidak dihapus, melainkan disisihkan. Sistem yang aktif berjalan lebih cepat karena bebannya lebih ringan. Departemen kepatuhan menyimpan arsip untuk memenuhi persyaratan peraturan. Tim hukum menyimpannya untuk keperluan penangguhan litigasi. Peneliti menyimpannya untuk referensi historis. Arsip adalah gudang, bukan tempat pembuangan sampah.

Perbedaan antara pengarsipan dan pencadangan itu penting. Pencadangan adalah salinan untuk pemulihan. Arsip adalah salinan utama data yang tidak lagi digunakan secara aktif. Keduanya harus aman. Keduanya harus mudah ditemukan. Arsip sering menggunakan penyimpanan yang lebih murah dan lambat: pita magnetik, media optik, atau penyimpanan cloud yang dingin. Pengambilan data membutuhkan waktu, terkadang berjam-jam. Itu dapat diterima untuk data yang tidak disentuh siapa pun selama bertahun-tahun. Tantangannya adalah mengetahui apa yang ada di dalam arsip. Metadata, pengindeksan, dan jadwal retensi menjaga agar arsip tetap dapat digunakan. Arsip tanpa indeks adalah lubang hitam. Anda tahu datanya ada di sana. Anda hanya tidak dapat menemukannya. Kebijakan retensi menentukan berapa lama setiap kategori data disimpan. Setelah periode retensi, data akan dihapus. Menyimpan semuanya selamanya itu mahal dan berisiko. Arsip harus menyusut dan juga berkembang.

Pertimbangan pengarsipan

• Jadwal retensi — berapa lama setiap jenis data disimpan
• Media penyimpanan — pita magnetik, optik, atau cloud dingin.
• Pengindeksan — metadata yang membuat data arsip mudah ditemukan.
• Waktu pengambilan — penundaan yang dapat diterima untuk akses.
• Pemusnahan — penghapusan aman saat masa retensi berakhir

Arsip adalah sebuah janji. Data akan tetap ada saat Anda membutuhkannya. Menepati janji itu membutuhkan perencanaan.