Hồ sơ dự thầu là một lời đề nghị chính thức để thực hiện công việc xây dựng với mức giá đã được xác định. Trong quy trình đấu thầu truyền thống, chủ đầu tư hoặc kiến ​​trúc sư chuẩn bị một bộ tài liệu — bản vẽ, thông số kỹ thuật và thường là bảng dự toán — và mời các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu. Nhà thầu nào đưa ra sự kết hợp tốt nhất giữa giá cả và năng lực sẽ trúng thầu.

Đấu thầu là một quy trình cạnh tranh. Nó được thiết kế để mang lại giá trị tốt nhất cho chủ đầu tư và đảm bảo tính công bằng. Đấu thầu có thể được tổ chức mở, trong đó bất kỳ nhà thầu đủ điều kiện nào cũng có thể tham gia đấu thầu, hoặc đấu thầu chọn lọc, trong đó chỉ những nhà thầu được mời mới có thể tham gia. Đấu thầu có thể là một giai đoạn hoặc hai giai đoạn, trong đó giá cả và thiết kế được đàm phán cùng nhau.

Hồ sơ đấu thầu phải rõ ràng và đầy đủ. Nếu không, nhà thầu sẽ tính đến rủi ro và chủ đầu tư sẽ phải trả nhiều tiền hơn. Nếu hồ sơ quá chi tiết, nhà thầu sẽ không có cơ hội đề xuất các giải pháp tốt hơn. Việc cân bằng giữa hai yếu tố này là một kỹ năng.

Đấu thầu không phải là cách duy nhất để thuê nhà thầu. Hợp đồng đàm phán, thiết kế-xây dựng và quản lý xây dựng theo hình thức rủi ro là những lựa chọn thay thế. Mỗi phương án đều có ưu điểm riêng tùy thuộc vào dự án. Nhưng đối với nhiều dự án công cộng và thể chế, đấu thầu vẫn là tiêu chuẩn thông thường.