Wynajmujący i najemca podpisują pisemną umowę, która przyznaje najemcy wyłączne prawo do użytkowania nieruchomości przez określony czas w zamian za czynsz. Umowa ta jest umową najmu. Określa ona prawa i obowiązki obu stron.

Umowy najmu lokali mieszkalnych często obowiązują przez rok; umowy najmu lokali użytkowych mogą trwać znacznie dłużej i zawierać złożone klauzule dotyczące kosztów operacyjnych, odnowień i ulepszeń dla najemców. Kluczowe warunki obejmują wysokość czynszu, okres obowiązywania, kaucję, dozwolone użytkowanie, obowiązki konserwacyjne i środki zaradcze w przypadku niewykonania zobowiązania.

Ważna umowa najmu tworzy majątek dzierżawny. Po podpisaniu staje się ona wiążącą umową. Ustne umowy najmu na krótki okres są w niektórych miejscach uznawane, jednak dokumenty pisemne zapobiegają większości sporów. Zrozumienie każdej klauzuli przed podpisaniem umowy chroni zarówno wynajmującego, jak i najemcę.

Umowa najmu stanowi zbiór zasad regulujących najem.