कार्य क्रमबद्ध तरीके से आगे बढ़ता है, न कि बेतरतीब ढंग से। कार्यप्रवाह कार्यों, हस्तांतरणों और निर्णयों का एक परिभाषित क्रम है जिसके माध्यम से कोई कार्य आरंभ से लेकर समापन तक आगे बढ़ता है।

कार्यप्रवाह अनौपचारिक आदतें या औपचारिक रूप से डिज़ाइन की गई और स्वचालित प्रक्रियाएं हो सकती हैं। कार्यप्रवाह का विश्लेषण करने से बाधाएं, बार-बार किए जाने वाले कार्य और अस्पष्ट स्वामित्व का पता चलता है। डिजिटल कार्यप्रवाह प्रणालियां कार्यों को क्रमबद्ध करती हैं, नियमों को लागू करती हैं और स्थिति की पारदर्शिता प्रदान करती हैं।

अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए वर्कफ़्लो समय और त्रुटियों को कम करते हैं। अत्यधिक कठोर वर्कफ़्लो तब लोगों को निराश करते हैं जब अपवाद आम होते हैं। लक्ष्य यह है कि विश्वसनीयता सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त संरचना हो, लेकिन गैर-मानक मामलों के लिए आवश्यक निर्णय लेने की क्षमता भी बनी रहे। निरंतर सुधार वर्कफ़्लो को इस बात से अवगत रखता है कि वास्तव में मूल्य कैसे सृजित किया जाता है।

• कार्य पूरा करने के लिए कार्यों का क्रम और सौंपने की प्रक्रिया
• यह मैन्युअल, दस्तावेजी या स्वचालित हो सकता है।
• मैपिंग करने पर बाधाओं और स्वामित्व संबंधी कमियों का पता चलता है
• अपवादों के लिए लचीलेपन के साथ संरचना को संतुलित करता है।