Arbeit verläuft in Sequenzen, nicht sprunghaft. Ein Arbeitsablauf ist die definierte Abfolge von Aufgaben, Übergaben und Entscheidungen, die ein Arbeitsvorgang von der Initiierung bis zum Abschluss durchläuft.

Arbeitsabläufe können informelle Gewohnheiten oder formal gestaltete und automatisierte Prozesse sein. Die Abbildung von Arbeitsabläufen deckt Engpässe, Nachbearbeitungsschleifen und unklare Zuständigkeiten auf. Digitale Workflow-Systeme leiten Aufgaben weiter, setzen Regeln durch und bieten Einblick in den Status.

Gut gestaltete Arbeitsabläufe reduzieren Durchlaufzeiten und Fehler. Zu starre Arbeitsabläufe frustrieren hingegen, insbesondere wenn Ausnahmen häufig auftreten. Ziel ist es, ausreichend Struktur zu schaffen, um Zuverlässigkeit zu gewährleisten, ohne dabei die für Sonderfälle notwendige Entscheidungsfreiheit einzuschränken. Kontinuierliche Optimierung sorgt dafür, dass die Arbeitsabläufe optimal auf die tatsächliche Wertschöpfung abgestimmt sind.

• Abfolge der Aufgaben und Übergaben zur Erledigung der Arbeit
• Kann manuell, dokumentiert oder automatisiert erfolgen.
• Deckt Engpässe und Zuständigkeitslücken auf, wenn sie kartiert werden
• Schafft ein Gleichgewicht zwischen Struktur und Flexibilität für Ausnahmen.