सूचना संसाधित डेटा है जो सार्थक और उपयोगी होता है। डेटा कच्चा होता है। यह संदर्भ के बिना तथ्य और आंकड़े होते हैं। तापमानों की एक सूची डेटा है। यह जानना कि तापमान किसी विशिष्ट शहर के लिए किसी विशिष्ट दिन का है, और यह औसत से अधिक है, इसे सूचना में बदल देता है। सूचना निर्णयों का समर्थन करती है। केवल डेटा से निर्णय नहीं लिए जा सकते।

व्यवहार में यह अंतर महत्वपूर्ण है। संगठन भारी मात्रा में डेटा एकत्र करते हैं। इसका अधिकांश भाग अप्रयुक्त पड़ा रहता है क्योंकि किसी ने भी इसे सूचना में परिवर्तित नहीं किया है। ग्राहकों के लेन-देन से भरा डेटाबेस डेटा है। एक रिपोर्ट जो दर्शाती है कि किसी विशिष्ट क्षेत्र में किसी विशिष्ट जनसांख्यिकी के बीच बिक्री में गिरावट आ रही है, सूचना है। डेटा को सूचना में परिवर्तित करने के लिए संदर्भ, विश्लेषण और व्याख्या की आवश्यकता होती है। इसके लिए यह जानना भी आवश्यक है कि सूचना किस निर्णय का समर्थन करेगी। एक मार्केटिंग मैनेजर के लिए तैयार की गई रिपोर्ट एक सीएफओ के लिए तैयार की गई रिपोर्ट से भिन्न होती है। एक ही डेटा से दर्शकों और प्रश्न के आधार पर अलग-अलग सूचना प्राप्त होती है। सूचना की एक निश्चित समय सीमा होती है। कल की सूचना आज पुरानी हो सकती है। इसका मूल्य समयबद्धता और सटीकता दोनों से आता है। निर्णय लेने के बाद दी गई सूचना इतिहास बन जाती है, बुद्धिमत्ता नहीं।

डेटा बनाम सूचना

• डेटा — बिना किसी संदर्भ के केवल कच्चे तथ्य।
• जानकारी — संसाधित, प्रासंगिक, सार्थक
• ज्ञान — जानकारी, अनुभव और विवेक का संयोजन
• बुद्धिमत्ता — समय के साथ सही ढंग से लागू किया गया ज्ञान

डेटा कच्चा माल है। जानकारी उत्पाद है। बीच की प्रक्रिया विश्लेषण कहलाती है।