Οι πληροφορίες είναι επεξεργασμένα δεδομένα που είναι ουσιαστικά και χρήσιμα. Τα δεδομένα είναι ακατέργαστα. Είναι γεγονότα και αριθμοί χωρίς συμφραζόμενα. Μια λίστα θερμοκρασιών είναι δεδομένα. Γνωρίζοντας ότι οι θερμοκρασίες είναι για μια συγκεκριμένη πόλη σε μια συγκεκριμένη ημέρα και ότι είναι υψηλότερες από τον μέσο όρο, τις μετατρέπει σε πληροφορίες. Οι πληροφορίες υποστηρίζουν τις αποφάσεις. Τα δεδομένα από μόνα τους δεν το κάνουν.

Η διάκριση έχει σημασία στην πράξη. Οι οργανισμοί συλλέγουν τεράστιες ποσότητες δεδομένων. Πολλά από αυτά παραμένουν αχρησιμοποίητα επειδή κανείς δεν τα έχει επεξεργαστεί σε πληροφορίες. Μια βάση δεδομένων γεμάτη με συναλλαγές πελατών είναι δεδομένα. Μια αναφορά που δείχνει ότι οι πωλήσεις μειώνονται σε μια συγκεκριμένη περιοχή σε ένα συγκεκριμένο δημογραφικό σύνολο είναι πληροφορίες. Ο μετασχηματισμός από δεδομένα σε πληροφορίες απαιτεί πλαίσιο, ανάλυση και ερμηνεία. Απαιτεί επίσης να γνωρίζουμε ποια απόφαση θα υποστηρίξουν οι πληροφορίες. Μια αναφορά που έχει σχεδιαστεί για έναν διευθυντή μάρκετινγκ φαίνεται διαφορετική από μια που έχει σχεδιαστεί για έναν οικονομικό διευθυντή. Τα ίδια δεδομένα παράγουν διαφορετικές πληροφορίες ανάλογα με το κοινό και το ερώτημα. Οι πληροφορίες έχουν διάρκεια ζωής. Οι χθεσινές πληροφορίες μπορεί να είναι τα σημερινά ξεπερασμένα δεδομένα. Η αξία προέρχεται από την επικαιρότητα καθώς και από την ακρίβεια. Οι πληροφορίες που παρέχονται μετά τη λήψη της απόφασης είναι ιστορικό, όχι πληροφορίες.

Δεδομένα έναντι πληροφοριών

• Δεδομένα — ακατέργαστα γεγονότα, χωρίς συμφραζόμενα
• Πληροφορίες — επεξεργασμένες, ενσωματωμένες στο πλαίσιο, ουσιαστικές
• Γνώση — πληροφορίες σε συνδυασμό με εμπειρία και κρίση
• Σοφία — γνώση που εφαρμόζεται σωστά με την πάροδο του χρόνου

Τα δεδομένα είναι η πρώτη ύλη. Οι πληροφορίες είναι το προϊόν. Η ενδιάμεση διαδικασία είναι η ανάλυση.