Khi có sự khác biệt về quan điểm, cần phải có người đưa ra quyết định. Hệ thống cấp bậc là thứ hạng về quyền lực và địa vị trong một tổ chức, sao cho mỗi cấp bậc đều có vị thế cao hơn so với các cấp bậc thấp hơn.

Cấu trúc phân cấp điều phối công việc phức tạp bằng cách phân công quyền quyết định và trách nhiệm. Cấu trúc phân cấp cao tạo ra nhiều tầng lớp và phạm vi hẹp; cấu trúc phân cấp phẳng thì ngược lại. Cả hai hình thức đều giải quyết được một số vấn đề và tạo ra những vấn đề khác. Cấu trúc phân cấp chính thức hiếm khi hoàn toàn phù hợp với ảnh hưởng phi chính thức.

Cấu trúc phân cấp quá mức làm chậm quá trình ra quyết định và lọc thông tin; cấu trúc phân cấp không đủ lại tạo ra sự mơ hồ và xung đột. Việc thiết kế lại định kỳ nhằm mục đích duy trì độ sâu của cấu trúc phân cấp phù hợp với mức độ phức tạp và tốc độ phát triển mà tổ chức đang phải đối mặt.

• Hệ thống phân cấp quyền lực và địa vị
• Phân công quyền quyết định và trách nhiệm.
• Có nhiều kiểu dáng khác nhau, từ cao đến thấp.
• Cần điều chỉnh định kỳ để duy trì hiệu quả.