Metadata beschrijft andere gegevens. De metadata van een foto bevat bijvoorbeeld het cameramodel, de belichtingsinstellingen, de opnamedatum en de GPS-coördinaten. De metadata van een document bevat de auteur, de aanmaakdatum en de bestandsgrootte. De metadata van een dataset bevat het schema, het aantal rijen, het bronsysteem en het vernieuwingsschema. De gegevens zelf vormen de inhoud. Metadata vormen de context. Zonder metadata zijn de gegevens moeilijker te vinden, te vertrouwen en te gebruiken.

Metadata bestaat in drie varianten. Beschrijvende metadata helpt je dingen te vinden: titels, trefwoorden, auteurs. Structurele metadata legt uit hoe data is georganiseerd: schema's, formaten, relaties. Administratieve metadata heeft betrekking op beheer: aanmaakdatum, toegangsrechten, bewaarregels. Elk type dient een ander doel. Een datacatalogus is een opslagplaats voor metadata. Deze indexeert datasets en maakt ze doorzoekbaar. Een analist die op zoek is naar klantgegevens kan de catalogus doorzoeken in plaats van rond te vragen. De catalogus laat zien wat er bestaat, wie de eigenaar is, hoe actueel de gegevens zijn en wat ze bevatten. Zonder een catalogus is data-ontdekking mond-tot-mondreclame. Metadata ondersteunt ook governance. Je kunt geen bewaarbeleid afdwingen voor data die je niet kunt identificeren. Je kunt gevoelige data niet beschermen als je niet weet dat ze bestaan. Metadata maakt het onzichtbare zichtbaar. Het is geen glamoureus werk. Het is de basis van al het andere.

Metadatatypen

• Beschrijvend — titels, trefwoorden, auteurs
• Structureel — schema's, formaten, relaties
• Administratief — aanmaakdatum, machtigingen, bewaartermijn
• Technische specificaties — bestandsgrootte, codering, compressie
• Bedrijfsvoering — definities, eigendom, kwaliteitsregels

Metadata is data over data. Het is de manier waarop je de data die je hebt kunt vinden, begrijpen en beheren.