تصف البيانات الوصفية البيانات الأخرى. تشمل البيانات الوصفية للصورة طراز الكاميرا، وإعدادات التعريض، وتاريخ التقاطها، وإحداثيات نظام تحديد المواقع العالمي (GPS). وتشمل البيانات الوصفية للمستند المؤلف، وتاريخ الإنشاء، وحجم الملف. أما البيانات الوصفية لمجموعة البيانات فتشمل المخطط، وعدد الصفوف، ونظام المصدر، وجدول التحديث. البيانات نفسها هي المحتوى، والبيانات الوصفية هي السياق. وبدونها، يصعب العثور على البيانات، والوثوق بها، واستخدامها.

تأتي البيانات الوصفية بثلاثة أنواع. تساعدك البيانات الوصفية في العثور على المعلومات المطلوبة: العناوين، والكلمات المفتاحية، والمؤلفين. أما البيانات الوصفية الهيكلية فتشرح كيفية تنظيم البيانات: المخططات، والتنسيقات، والعلاقات. بينما تغطي البيانات الوصفية الإدارية إدارة البيانات: تاريخ الإنشاء، وصلاحيات الوصول، وقواعد الاحتفاظ. لكل نوع غرضه الخاص. يُعدّ فهرس البيانات مستودعًا للبيانات الوصفية، حيث يقوم بفهرسة مجموعات البيانات وجعلها قابلة للبحث. يستطيع المحلل الذي يبحث عن بيانات العملاء البحث في الفهرس بدلًا من السؤال العشوائي. يُظهر الفهرس ما هو موجود، ومن يملكه، ومدى حداثته، ومحتوياته. بدون فهرس، يصبح اكتشاف البيانات مجرد كلام. تدعم البيانات الوصفية أيضًا الحوكمة، فلا يمكنك تطبيق سياسات الاحتفاظ على بيانات لا يمكنك تحديدها، ولا يمكنك حماية البيانات الحساسة التي لا تعلم بوجودها. تجعل البيانات الوصفية ما هو غير مرئي مرئيًا. إنه ليس عملًا جذابًا، ولكنه أساس كل شيء آخر.

أنواع البيانات الوصفية

• وصفي - العناوين، الكلمات المفتاحية، المؤلفون
• الهيكلية - المخططات، والتنسيقات، والعلاقات
• إداري - تاريخ الإنشاء، الأذونات، فترة الاحتفاظ
• الجوانب التقنية - حجم الملف، الترميز، الضغط
• الأعمال التجارية - التعريفات، الملكية، قواعد الجودة

البيانات الوصفية هي بيانات حول البيانات. إنها الطريقة التي تجد بها البيانات التي لديك وتفهمها وتديرها.