A metaadatok más adatokat írnak le. Egy fénykép metaadatai közé tartozik a kamera modellje, az expozíciós beállítások, a készítés dátuma és a GPS-koordináták. Egy dokumentum metaadatai közé tartozik a szerző, a létrehozás dátuma és a fájlméret. Egy adathalmaz metaadatai közé tartozik a sémát, a sorok számát, a forrásrendszert és a frissítési ütemtervet. Maga az adat a tartalom. A metaadatok a kontextus. Nélkülük az adatokat nehezebb megtalálni, megbízni bennük és használni.

A metaadatoknak három fajtája létezik. A leíró metaadatok segítenek a keresésben: címek, kulcsszavak, szerzők. A strukturális metaadatok elmagyarázzák, hogyan szerveződnek az adatok: sémák, formátumok, kapcsolatok. Az adminisztratív metaadatok a kezelést fedik le: létrehozási dátum, hozzáférési engedélyek, megőrzési szabályok. Mindegyik típus más célt szolgál. Az adatkatalógus egy metaadat-tárház. Indexeli az adatkészleteket és kereshetővé teszi azokat. Az ügyféladatokat kereső elemző ahelyett, hogy körülkérdezne, kereshet a katalógusban. A katalógus megmutatja, hogy mi létezik, kinek a tulajdonosa, mennyire friss, és mit tartalmaz. Katalógus nélkül az adatok feltárása szájról szájra terjed. A metaadatok a szabályozást is támogatják. Nem lehet megőrzési szabályzatokat kikényszeríteni olyan adatokra, amelyeket nem lehet azonosítani. Nem lehet megvédeni azokat az érzékeny adatokat, amelyek létezéséről nem tud. A metaadatok láthatóvá teszik a láthatatlant. Nem csillogó munka. Minden más alapja.

Metaadat-típusok

• Leíró jellegű — címek, kulcsszavak, szerzők
• Strukturális — sémák, formátumok, kapcsolatok
• Adminisztratív – létrehozási dátum, engedélyek, megőrzés
• Technikai – fájlméret, kódolás, tömörítés
• Üzleti élet – definíciók, tulajdonjog, minőségi szabályok

A metaadatok az adatokról szóló adatok. Ezekkel keressük meg, értsük meg és kezeljük a rendelkezésünkre álló adatokat.