Siêu dữ liệu mô tả các dữ liệu khác. Siêu dữ liệu của một bức ảnh bao gồm kiểu máy ảnh, cài đặt phơi sáng, ngày chụp và tọa độ GPS. Siêu dữ liệu của một tài liệu bao gồm tác giả, ngày tạo và kích thước tệp. Siêu dữ liệu của một tập dữ liệu bao gồm lược đồ, số lượng hàng, hệ thống nguồn và lịch làm mới. Bản thân dữ liệu là nội dung. Siêu dữ liệu là ngữ cảnh. Nếu không có nó, dữ liệu sẽ khó tìm, khó tin cậy và khó sử dụng hơn.

Siêu dữ liệu có ba loại. Siêu dữ liệu mô tả giúp bạn tìm kiếm thông tin: tiêu đề, từ khóa, tác giả. Siêu dữ liệu cấu trúc giải thích cách dữ liệu được tổ chức: lược đồ, định dạng, mối quan hệ. Siêu dữ liệu quản trị bao gồm việc quản lý: ngày tạo, quyền truy cập, quy tắc lưu giữ. Mỗi loại phục vụ một mục đích khác nhau. Danh mục dữ liệu là một kho lưu trữ siêu dữ liệu. Nó lập chỉ mục các tập dữ liệu và giúp chúng có thể tìm kiếm được. Một nhà phân tích đang tìm kiếm dữ liệu khách hàng có thể tìm kiếm trong danh mục thay vì hỏi han khắp nơi. Danh mục cho thấy những gì tồn tại, ai sở hữu nó, độ mới của nó và nội dung của nó. Nếu không có danh mục, việc tìm kiếm dữ liệu chỉ dựa vào truyền miệng. Siêu dữ liệu cũng hỗ trợ quản trị. Bạn không thể thực thi các chính sách lưu giữ đối với dữ liệu mà bạn không thể xác định. Bạn không thể bảo vệ dữ liệu nhạy cảm mà bạn không biết là nó tồn tại. Siêu dữ liệu làm cho những thứ vô hình trở nên hữu hình. Đó không phải là công việc hào nhoáng. Nhưng nó là nền tảng của mọi thứ khác.

Các loại siêu dữ liệu

• Mô tả — tiêu đề, từ khóa, tác giả
• Cấu trúc — lược đồ, định dạng, mối quan hệ
• Quản trị — ngày tạo, quyền, thời gian lưu trữ
• Về mặt kỹ thuật — kích thước tệp, mã hóa, nén
• Kinh doanh — định nghĩa, quyền sở hữu, quy tắc chất lượng

Siêu dữ liệu là dữ liệu về dữ liệu. Đó là cách bạn tìm kiếm, hiểu và quản lý dữ liệu mình có.