Os metadados descrevem outros dados. Os metadados de uma fotografia incluem o modelo da câmara, as definições de exposição, a data em que foi tirada e as coordenadas GPS. Os metadados de um documento incluem o autor, a data de criação e o tamanho do ficheiro. Os metadados de um conjunto de dados incluem o esquema, a contagem de linhas, o sistema de origem e a programação de atualizações. Os dados em si são o conteúdo. Os metadados são o contexto. Sem eles, os dados são mais difíceis de encontrar, confiar e utilizar.

Os metadados apresentam-se em três tipos. Os metadados descritivos ajudam a encontrar informação: títulos, palavras-chave, autores. Os metadados estruturais explicam como os dados estão organizados: esquemas, formatos, relações. Os metadados administrativos abrangem a gestão: data de criação, permissões de acesso, regras de retenção. Cada tipo tem uma finalidade diferente. Um catálogo de dados é um repositório de metadados. Indexa conjuntos de dados e torna-os pesquisáveis. Um analista que procura dados de clientes pode pesquisar no catálogo em vez de perguntar por aí. O catálogo mostra o que existe, quem é o proprietário, quão atualizado está e o que contém. Sem um catálogo, a descoberta de dados resume-se a informações obtidas através de recomendações. Os metadados também suportam a governação. Não é possível impor políticas de retenção a dados que não consegue identificar. Não é possível proteger dados sensíveis cuja existência desconhece. Os metadados tornam o invisível visível. Não é um trabalho glamoroso. É a base de tudo o resto.

Tipos de metadados

• Descritivo — títulos, palavras-chave, autores
• Estrutural — esquemas, formatos, relações
• Administrativo — data de criação, permissões, retenção
• Aspectos técnicos — tamanho do ficheiro, codificação, compressão
• Negócios — definições, propriedade, regras de qualidade

Metadados são dados sobre dados. É assim que encontra, compreende e gere os dados que possui.