Een data steward beheert een specifieke dataset of domein. Hij of zij zorgt ervoor dat de data accuraat, compleet en correct gebruikt wordt. De data steward documenteert definities, lost kwaliteitskwesties op en fungeert als aanspreekpunt voor vragen. De rol is deels bibliothecaris, deels kwaliteitscontroleur en deels diplomaat. Stewards zijn niet de eigenaars van de data; die zijn van het bedrijf. Stewards zorgen ervoor.

De rol verschilt per organisatie. Bij sommige organisaties is de rol van data steward fulltime en heeft formele bevoegdheden. Bij andere organisaties zijn het vrijwilligers die data stewardship combineren met hun bestaande werkzaamheden. Het vrijwilligersmodel werkt vaak niet omdat mensen het al druk genoeg hebben. Data stewardship vereist tijd en een mandaat. Zonder bevoegdheid kunnen stewards geen standaarden afdwingen. Ze kunnen alleen adviseren. De meest effectieve programma's voor data stewardship integreren de rol in de business units, niet in de IT-afdeling. De mensen die de data dagelijks gebruiken, begrijpen deze het beste. Zij weten hoe een geldig klantrecord eruitziet. Zij weten welke velden betrouwbaar zijn en welke niet. Het is logisch om hen verantwoordelijkheid te geven voor de kwaliteit. De steward definieert wat goede data inhoudt, bewaakt deze en werkt samen met dataproducenten om problemen bij de bron op te lossen. Het is een coördinerende rol. De steward lost niet elke fout op. Hij of zij zorgt ervoor dat het systeem dat fouten produceert, wordt gerepareerd.

Verantwoordelijkheden van de data steward

• Definieer — documenteer gegevensdefinities en standaarden
• Monitoren — kwaliteitsstatistieken en problemen bijhouden
• Oplossen — coördineer oplossingen voor dataproblemen
• Adviseren — vragen beantwoorden over dataverbruik
• Besturen — het handhaven van beleid binnen het domein.

Een data steward is een beheerder. De data is eigendom van het bedrijf. De steward zorgt ervoor dat de data in goede staat blijft.