Az adatgondnok egy adott adatkészletet vagy területet kezel. Biztosítja, hogy az adatok pontosak, teljesek és helyesen használatosak legyenek. Dokumentálja a definíciókat, megoldja a minőségi problémákat, és kapcsolattartóként jár el a kérdések esetén. A szerepe részben könyvtáros, részben minőségellenőr, részben diplomata. Az adatgondnokok nem birtokolják az adatokat. A vállalkozás birtokolja azokat. A adatgondnokok gondoskodnak róluk.

A szerepkör szervezetenként változó. Egyes országokban a gondnokok teljes munkaidős pozíciókat töltenek be hivatalos felhatalmazással. Másokban önkéntesek, akik a meglévő munkájukhoz adnak gondnoki feladatokat. Az önkéntes modell gyakran kudarcot vall, mert az emberek már eleve elfoglaltak. A gondnokság időt és felhatalmazást igényel. Felhatalmazás nélkül a gondnokok nem tudják betartatni a szabványokat. Csak tanácsot adhatnak. A leghatékonyabb gondnoki programok a szerepkört az üzleti egységekbe ágyazzák be, nem az informatikai részlegbe. Azok az emberek értik a legjobban az adatokat, akik nap mint nap használják azokat. Ők tudják, hogyan néz ki egy érvényes ügyfélrekord. Tudják, mely mezők megbízhatóak és melyek nem. Logikus, ha a minőségért felelősséget ruházunk rájuk. A gondnok határozza meg, hogy milyen a jó, figyelemmel kíséri azt, és együttműködik az adatelőállítókkal a problémák forrásánál történő megoldásában. Ez egy koordinációs szerepkör. A gondnok nem javít ki minden hibát. Gondoskodik arról, hogy a hibákat előállító rendszert kijavítsák.

Adatkezelő felelőssége

• Definiálás — dokumentumadat-definíciók és szabványok
• Monitorozás – a minőségi mutatók és problémák nyomon követése
• Megoldás – az adatproblémák javításának összehangolása
• Tanácsadás – válaszoljon az adatfelhasználással kapcsolatos kérdésekre
• Irányítás – szabályzatok érvényesítése a tartományon belül

Az adatkezelő az adatok kezelője. Az adatok a vállalkozás tulajdonát képezik. Az adatkezelő gondoskodik azok jó állapotban tartásáról.