Daten durchlaufen einen Lebenszyklus. Sie werden erstellt, gespeichert, genutzt, geteilt, archiviert und schließlich gelöscht. Jede Phase hat ihre eigenen Anforderungen. Die Erstellung erfordert Validierung. Die Speicherung benötigt Sicherheit und Datensicherung. Die Nutzung erfordert Zugriffskontrollen. Die Weitergabe erfordert Datenschutzmaßnahmen. Die Archivierung erfordert Aufbewahrungsrichtlinien. Die Löschung muss sicher und nachvollziehbar sein. Die Verwaltung des Lebenszyklus bedeutet, zu wissen, wo sich die Daten in jeder Phase befinden und die richtigen Kontrollen anzuwenden.

Die meisten Organisationen meistern die frühen Phasen gut. Sie erfassen und speichern Daten. Die späteren Phasen werden jedoch vernachlässigt. Daten, die archiviert werden sollten, verbleiben in Produktionsdatenbanken, verlangsamen Abfragen und erhöhen die Kosten. Daten, die gelöscht werden sollten, bleiben jahrelang erhalten und bergen rechtliche und Sicherheitsrisiken. Aufbewahrungsrichtlinien existieren zwar auf dem Papier, werden aber in der Praxis nicht umgesetzt. Die Folgen häufen sich. Die Speicherkosten steigen. Die Auswirkungen von Datenschutzverletzungen nehmen zu, da mehr Daten offengelegt werden. Die Beweiserhebung wird teuer, da alte Daten durchsucht werden müssen. Ein Lebenszyklusansatz beugt dem vor. Definieren Sie Aufbewahrungsfristen für jeden Datentyp. Automatisieren Sie Archivierung und Löschung. Überprüfen Sie, ob die Richtlinien funktionieren. Daten sind ein Wert, solange sie nützlich sind. Sie werden zur Belastung, sobald sie ihren Zweck erfüllt haben.

Lebenszyklusphasen

• Erstellung – Daten werden generiert oder erfasst
• Speicherung – Daten werden gespeichert und gesichert
• Nutzung – Daten werden abgerufen und analysiert
• Teilen – Daten werden an andere weitergegeben
• Archivierung – Daten werden in den Langzeitspeicher verschoben.
• Löschung – Daten werden sicher vernichtet

Daten verwalten sich nicht von selbst. Ohne einen Lebenszyklusplan häufen sie sich an, bis jemand eine Bereinigung erzwingt.