數據具有生命週期。它會經歷創建、儲存、使用、共享、歸檔，最終被刪除。每個階段都有其自身的要求。建立需要驗證；儲存需要安全性和備份；使用需要存取控制；共用需要隱私保護；歸檔需要保留策略；刪除需要安全且可驗證。管理資料生命週期意味著了解資料在每個階段的位置，並應用適當的控制措施。

大多數組織都能很好地管理早期階段，收集並儲存資料。但後期階段卻往往被忽略。本應歸檔的資料仍停留在生產資料庫中，導致查詢速度變慢、成本增加；本應刪除的資料卻長期存在，造成法律和安全風險。資料保留策略雖有紙面，但實際執行卻不盡人意。種種後果不斷累積：儲存成本上升；資料外洩的影響範圍擴大，因為更多資料暴露在外；法律取證成本高昂，因為必須搜尋舊資料。生命週期管理方法可以避免這些問題。為每種資料類型定義保留期限；實現歸檔和刪除的自動化；驗證策略的有效性。數據在有用時是資產，一旦失去用途，就變成了負債。

生命週期階段

• 創建——數據被產生或採集
• 儲存－資料被保存並受到保護
• 用途——數據被存取和分析
• 分享－數據分發給他人
• 歸檔－資料移至長期儲存媒體。
• 刪除－資料將被安全銷毀

數據不會自行管理。如果沒有生命週期規劃，資料就會不斷累積，直到有人強制清理。