Os dados têm um ciclo de vida. São criados, armazenados, utilizados, partilhados, arquivados e, eventualmente, eliminados. Cada etapa tem os seus próprios requisitos. A criação requer validação. O armazenamento requer segurança e cópia de segurança. A utilização requer controlos de acesso. A partilha requer proteção de privacidade. O arquivamento requer políticas de retenção. A eliminação precisa de ser segura e verificável. Gerir o ciclo de vida significa saber onde estão os dados em cada etapa e aplicar os controlos adequados.

A maioria das organizações gere bem os estágios iniciais. Recolhem e armazenam dados. Os estágios posteriores são negligenciados. Os dados que deveriam ser arquivados permanecem nas bases de dados de produção, tornando as consultas mais lentas e aumentando os custos. Os dados que deveriam ser eliminados permanecem durante anos, criando riscos legais e de segurança. As políticas de retenção existem no papel, mas não na prática. As consequências acumulam-se. Os custos de armazenamento aumentam. O impacto das violações de dados cresce porque mais dados são expostos. A descoberta legal torna-se cara porque os dados antigos precisam de ser pesquisados. Uma abordagem de ciclo de vida evita isso. Defina períodos de conservação para cada tipo de dados. Automatize o arquivamento e a eliminação. Verifique se as políticas estão a funcionar. Os dados são um trunfo enquanto são úteis. Tornam-se um passivo quando perdem a sua utilidade.

Estágios do ciclo de vida

• Criação — os dados são gerados ou capturados.
• Armazenamento — os dados são guardados e protegidos.
• Utilização — os dados são acedidos e analisados.
• Partilha — os dados são distribuídos a outras pessoas.
• Arquivamento — os dados são transferidos para armazenamento a longo prazo.
• Eliminação — os dados são destruídos em segurança.

Os dados não se auto-gerenciam. Sem um plano de ciclo de vida, acumulam-se até que alguém force uma limpeza.