Τα δεδομένα έχουν έναν κύκλο ζωής. Δημιουργούνται, αποθηκεύονται, χρησιμοποιούνται, κοινοποιούνται, αρχειοθετούνται και τελικά διαγράφονται. Κάθε στάδιο έχει τις δικές του απαιτήσεις. Η δημιουργία χρειάζεται επικύρωση. Η αποθήκευση χρειάζεται ασφάλεια και δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας. Η χρήση χρειάζεται ελέγχους πρόσβασης. Η κοινή χρήση χρειάζεται προστασία απορρήτου. Η αρχειοθέτηση χρειάζεται πολιτικές διατήρησης. Η διαγραφή πρέπει να είναι ασφαλής και επαληθεύσιμη. Η διαχείριση του κύκλου ζωής σημαίνει να γνωρίζουμε πού βρίσκονται τα δεδομένα σε κάθε στάδιο και να εφαρμόζουμε τους σωστούς ελέγχους.

Οι περισσότεροι οργανισμοί διαχειρίζονται καλά τα αρχικά στάδια. Συλλέγουν δεδομένα και τα αποθηκεύουν. Τα μεταγενέστερα στάδια παραμελούνται. Τα δεδομένα που πρέπει να αρχειοθετηθούν παραμένουν σε βάσεις δεδομένων παραγωγής, επιβραδύνοντας τα ερωτήματα και αυξάνοντας το κόστος. Τα δεδομένα που πρέπει να διαγραφούν παραμένουν για χρόνια, δημιουργώντας νομικούς κινδύνους και κινδύνους ασφαλείας. Οι πολιτικές διατήρησης υπάρχουν σε χαρτί, αλλά όχι στην πράξη. Οι συνέπειες συσσωρεύονται. Το κόστος αποθήκευσης αυξάνεται. Ο αντίκτυπος της παραβίασης αυξάνεται επειδή εκτίθενται περισσότερα δεδομένα. Η νομική ανακάλυψη γίνεται ακριβή επειδή πρέπει να αναζητηθούν παλιά δεδομένα. Μια προσέγγιση κύκλου ζωής αποτρέπει αυτό. Ορίστε περιόδους διατήρησης για κάθε τύπο δεδομένων. Αυτοματοποιήστε την αρχειοθέτηση και τη διαγραφή. Επαληθεύστε ότι οι πολιτικές λειτουργούν. Τα δεδομένα αποτελούν περιουσιακό στοιχείο ενώ είναι χρήσιμα. Γίνονται μειονέκτημα όταν ξεπερνούν τον σκοπό τους.

Στάδια κύκλου ζωής

• Δημιουργία — δεδομένα παράγονται ή καταγράφονται
• Αποθήκευση — τα δεδομένα αποθηκεύονται και ασφαλίζονται
• Χρήση — πρόσβαση και ανάλυση δεδομένων
• Κοινή χρήση — τα δεδομένα διανέμονται σε άλλους
• Αρχειοθέτηση — τα δεδομένα μεταφέρονται σε μακροπρόθεσμη αποθήκευση
• Διαγραφή — τα δεδομένα καταστρέφονται με ασφάλεια

Τα δεδομένα δεν διαχειρίζονται μόνα τους. Χωρίς ένα σχέδιο κύκλου ζωής, συσσωρεύονται μέχρι κάποιος να επιβάλει έναν καθαρισμό.