Dữ liệu có một vòng đời. Nó được tạo ra, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ, lưu trữ lâu dài và cuối cùng là xóa bỏ. Mỗi giai đoạn đều có những yêu cầu riêng. Việc tạo ra cần được xác thực. Việc lưu trữ cần bảo mật và sao lưu. Việc sử dụng cần kiểm soát quyền truy cập. Việc chia sẻ cần bảo vệ quyền riêng tư. Việc lưu trữ lâu dài cần chính sách giữ lại dữ liệu. Việc xóa bỏ cần phải an toàn và có thể kiểm chứng được. Quản lý vòng đời dữ liệu có nghĩa là biết dữ liệu đang ở đâu trong mỗi giai đoạn và áp dụng các biện pháp kiểm soát phù hợp.

Hầu hết các tổ chức đều quản lý tốt giai đoạn đầu. Họ thu thập dữ liệu và lưu trữ nó. Các giai đoạn sau thường bị bỏ quên. Dữ liệu cần được lưu trữ vẫn nằm trong cơ sở dữ liệu sản xuất, làm chậm các truy vấn và tăng chi phí. Dữ liệu cần được xóa lại tồn tại trong nhiều năm, tạo ra rủi ro pháp lý và bảo mật. Chính sách lưu giữ chỉ tồn tại trên giấy tờ chứ không được thực hiện trên thực tế. Hậu quả ngày càng trầm trọng. Chi phí lưu trữ tăng lên. Tác động của việc vi phạm dữ liệu ngày càng lớn vì nhiều dữ liệu bị lộ. Việc tìm kiếm bằng chứng pháp lý trở nên tốn kém vì phải tìm kiếm dữ liệu cũ. Một cách tiếp cận theo vòng đời sẽ ngăn chặn điều này. Xác định thời gian lưu giữ cho từng loại dữ liệu. Tự động hóa việc lưu trữ và xóa. Xác minh rằng các chính sách đang hoạt động hiệu quả. Dữ liệu là một tài sản khi nó còn hữu ích. Nó trở thành một gánh nặng khi nó không còn mục đích sử dụng nữa.

Các giai đoạn vòng đời

• Tạo lập — dữ liệu được tạo ra hoặc thu thập
• Lưu trữ — dữ liệu được lưu và bảo mật
• Sử dụng — dữ liệu được truy cập và phân tích
• Chia sẻ — dữ liệu được phân phối cho người khác
• Lưu trữ — dữ liệu được chuyển đến nơi lưu trữ dài hạn.
• Xóa — dữ liệu được hủy bỏ một cách an toàn

Dữ liệu không tự quản lý được. Nếu không có kế hoạch vòng đời, dữ liệu sẽ tích lũy cho đến khi ai đó buộc phải dọn dẹp.