Data har en livscyklus. De oprettes, lagres, bruges, deles, arkiveres og slettes til sidst. Hver fase har sine egne krav. Oprettelse kræver validering. Lagring kræver sikkerhed og backup. Brug kræver adgangskontrol. Deling kræver beskyttelse af personlige oplysninger. Arkivering kræver opbevaringspolitikker. Sletning skal være sikker og verificerbar. Administration af livscyklussen betyder at vide, hvor data befinder sig i hvert trin, og at anvende de rigtige kontroller.

De fleste organisationer håndterer de tidlige stadier godt. De indsamler data og lagrer dem. De senere stadier bliver forsømt. Data, der burde arkiveres, ligger i produktionsdatabaser, hvilket forsinker forespørgsler og øger omkostningerne. Data, der burde slettes, gemmes i årevis og skaber juridisk og sikkerhedsmæssig risiko. Opbevaringspolitikker findes på papiret, men ikke i praksis. Konsekvenserne akkumuleres. Lageromkostningerne stiger. Konsekvensen af ​​brud vokser, fordi flere data eksponeres. Juridisk bevismateriale bliver dyrt, fordi gamle data skal søges i. En livscyklustilgang forhindrer dette. Definer opbevaringsperioder for hver datatype. Automatiser arkivering og sletning. Bekræft, at politikkerne fungerer. Data er et aktiv, mens de er nyttige. De bliver en forpligtelse, når de overlever deres formål.

Livscyklusfaser

• Oprettelse — data genereres eller indsamles
• Lagring — data gemmes og sikres
• Brug — data tilgås og analyseres
• Deling — data distribueres til andre
• Arkivering — data flyttes til langtidslagring
• Sletning — data destrueres sikkert

Data styrer ikke sig selv. Uden en livscyklusplan ophobes de, indtil nogen tvinger en oprydning frem.