Az adatoknak van egy életciklusuk. Létrehozásuk, tárolásuk, felhasználásuk, megosztásuk, archiválásuk és végül törlésük történik. Minden szakasznak megvannak a saját követelményei. A létrehozáshoz validálásra van szükség. A tároláshoz biztonságra és biztonsági mentésre van szükség. A használathoz hozzáférés-vezérlésre van szükség. A megosztáshoz adatvédelemre van szükség. Az archiváláshoz megőrzési szabályzatokra van szükség. A törlésnek biztonságosnak és ellenőrizhetőnek kell lennie. Az életciklus kezelése azt jelenti, hogy minden szakaszban ismerjük az adatok helyét, és a megfelelő ellenőrzéseket alkalmazzuk.

A legtöbb szervezet jól kezeli a korai szakaszokat. Adatokat gyűjtenek és tárolnak. A későbbi szakaszokat elhanyagolják. Az archiválandó adatok az éles adatbázisokban találhatók, ami lelassítja a lekérdezéseket és növeli a költségeket. A törölni kívánt adatok évekig megmaradnak, jogi és biztonsági kockázatot jelentve. A megőrzési szabályzatok papíron léteznek, de a gyakorlatban nem. A következmények felhalmozódnak. A tárolási költségek emelkednek. Az incidensek hatása növekszik, mert egyre több adat kerül nyilvánosságra. A jogi felderítés költségessé válik, mert a régi adatokat át kell keresni. Az életciklus-megközelítés ezt megakadályozza. Határozza meg az egyes adattípusok megőrzési időszakait. Automatizálja az archiválást és a törlést. Ellenőrizze, hogy a szabályzatok működnek-e. Az adat eszköz, amíg hasznos. Kötelezettséggé válik, amikor túllépi a célját.

Életciklus szakaszok

• Létrehozás – az adatok generálása vagy rögzítése
• Tárolás – az adatok mentése és védelme
• Használat – az adatokhoz való hozzáférés és elemzés
• Megosztás – az adatokat másoknak osztják meg
• Archiválás – az adatok hosszú távú tárolóhelyre helyezése
• Törlés – az adatok biztonságosan megsemmisítésre kerülnek

Az adatok nem menedzselhetik magukat. Életciklus-terv nélkül felhalmozódnak, amíg valaki ki nem kényszeríti a takarításukat.