Los datos tienen un ciclo de vida. Se crean, almacenan, utilizan, comparten, archivan y, finalmente, se eliminan. Cada etapa tiene sus propios requisitos. La creación requiere validación. El almacenamiento requiere seguridad y copias de seguridad. El uso requiere controles de acceso. El intercambio requiere protección de la privacidad. El archivado requiere políticas de retención. La eliminación debe ser segura y verificable. Gestionar el ciclo de vida implica saber dónde se encuentran los datos en cada etapa y aplicar los controles adecuados.

La mayoría de las organizaciones gestionan bien las primeras etapas. Recopilan y almacenan datos. Sin embargo, descuidan las etapas posteriores. Los datos que deberían archivarse permanecen en bases de datos de producción, ralentizando las consultas y aumentando los costos. Los datos que deberían eliminarse se conservan durante años, generando riesgos legales y de seguridad. Las políticas de retención existen en teoría, pero no se aplican en la práctica. Las consecuencias se acumulan. Los costos de almacenamiento aumentan. El impacto de una filtración de datos se agrava debido a la mayor cantidad de datos expuestos. La investigación legal se vuelve costosa porque es necesario buscar datos antiguos. Un enfoque de ciclo de vida evita esto. Defina períodos de retención para cada tipo de dato. Automatice el archivado y la eliminación. Verifique que las políticas funcionen. Los datos son un activo mientras son útiles. Se convierten en un pasivo cuando dejan de cumplir su propósito.

Etapas del ciclo de vida

• Creación: se generan o capturan datos.
• Almacenamiento: los datos se guardan y se protegen.
• Uso: se accede a los datos y se analizan.
• Compartir: los datos se distribuyen a otros.
• Archivo: los datos se trasladan a un almacenamiento a largo plazo.
• Eliminación: los datos se destruyen de forma segura.

Los datos no se gestionan solos. Sin un plan de ciclo de vida, se acumulan hasta que alguien fuerza una limpieza.