Data mají životní cyklus. Jsou vytvářena, ukládána, používána, sdílena, archivována a nakonec mazána. Každá fáze má své vlastní požadavky. Vytvoření vyžaduje ověření. Úložiště vyžaduje zabezpečení a zálohování. Používání vyžaduje řízení přístupu. Sdílení vyžaduje ochranu soukromí. Archivace vyžaduje zásady uchovávání dat. Mazání musí být bezpečné a ověřitelné. Řízení životního cyklu znamená vědět, kde se data v každé fázi nacházejí, a používat správná opatření.

Většina organizací dobře zvládá rané fáze. Shromažďují data a ukládají je. Pozdější fáze jsou zanedbávány. Data, která by měla být archivována, zůstávají v produkčních databázích, což zpomaluje dotazy a zvyšuje náklady. Data, která by měla být smazána, přetrvávají roky, což vytváří právní a bezpečnostní riziko. Zásady uchovávání dat existují na papíře, ale ne v praxi. Důsledky se hromadí. Náklady na ukládání rostou. Dopad narušení se zvyšuje, protože je odhaleno více dat. Právní vyhledávání se stává nákladným, protože je nutné prohledávat stará data. Tomu zabraňuje přístup založený na životním cyklu. Definujte doby uchovávání pro každý typ dat. Automatizujte archivaci a mazání. Ověřte, zda zásady fungují. Data jsou aktivem, dokud jsou užitečná. Stanou se přítěží, když přežijí svůj účel.

Fáze životního cyklu

• Vytvoření – data jsou generována nebo zachycena
• Úložiště – data jsou uložena a zabezpečena
• Použití – data jsou zpřístupněna a analyzována
• Sdílení – data jsou distribuována ostatním
• Archivace – data jsou přesunuta do dlouhodobého úložiště
• Smazání – data jsou bezpečně zničena

Data se sama nespravují. Bez plánu životního cyklu se hromadí, dokud si někdo nevynutí jejich vyčištění.