للبيانات دورة حياة. تُنشأ، وتُخزن، وتُستخدم، وتُشارك، وتُؤرشف، ثم تُحذف في النهاية. لكل مرحلة متطلباتها الخاصة. يتطلب الإنشاء التحقق من صحة البيانات. ويتطلب التخزين الأمان والنسخ الاحتياطي. ويتطلب الاستخدام ضوابط للوصول. وتتطلب المشاركة حماية للخصوصية. وتتطلب الأرشفة سياسات للاحتفاظ بالبيانات. ويجب أن يكون الحذف آمنًا وقابلًا للتحقق. إدارة دورة الحياة تعني معرفة مكان البيانات في كل مرحلة وتطبيق الضوابط المناسبة.

تُدير معظم المؤسسات المراحل الأولى بكفاءة، حيث تجمع البيانات وتخزنها. أما المراحل اللاحقة فتُهمل. فبياناتٌ كان ينبغي أرشفتها تبقى في قواعد بيانات الإنتاج، مما يُبطئ الاستعلامات ويزيد التكاليف. وبياناتٌ كان ينبغي حذفها تبقى لسنوات، مُسببةً مخاطر قانونية وأمنية. سياسات الاحتفاظ موجودة نظرياً فقط، وليست مُطبقة عملياً. تتراكم العواقب، فترتفع تكاليف التخزين، ويتفاقم أثر الاختراقات نتيجةً لتعرض المزيد من البيانات. يصبح البحث القانوني مكلفاً بسبب ضرورة البحث في البيانات القديمة. يمنع اتباع نهج دورة حياة البيانات حدوث ذلك. حدد فترات احتفاظ لكل نوع من أنواع البيانات، وأتمت عمليات الأرشفة والحذف، وتحقق من فعالية السياسات. البيانات أصلٌ قيّم طالما هي مفيدة، وتصبح عبئاً عندما يتجاوز عمرها الافتراضي الغرض منها.

مراحل دورة الحياة

• الإنشاء - يتم إنشاء البيانات أو التقاطها
• التخزين - يتم حفظ البيانات وتأمينها
• الاستخدام — يتم الوصول إلى البيانات وتحليلها
• المشاركة - يتم توزيع البيانات على الآخرين
• الأرشفة - يتم نقل البيانات إلى وحدة تخزين طويلة الأجل
• الحذف — يتم تدمير البيانات بشكل آمن

لا تُدير البيانات نفسها بنفسها. فبدون خطة لدورة حياتها، تتراكم حتى يُجبر أحدهم على تنظيفها.