Datele au un ciclu de viață. Sunt create, stocate, utilizate, partajate, arhivate și, în cele din urmă, șterse. Fiecare etapă are propriile cerințe. Crearea necesită validare. Stocarea necesită securitate și backup. Utilizarea necesită controale de acces. Partajarea necesită protecție a confidențialității. Arhivarea necesită politici de păstrare. Ștergerea trebuie să fie securizată și verificabilă. Gestionarea ciclului de viață înseamnă a ști unde se află datele în fiecare etapă și a aplica controalele corecte.

Majoritatea organizațiilor gestionează bine etapele incipiente. Acestea colectează date și le stochează. Etapele ulterioare sunt neglijate. Datele care ar trebui arhivate se află în bazele de date de producție, încetinind interogările și crescând costurile. Datele care ar trebui șterse persistă ani de zile, creând riscuri juridice și de securitate. Politicile de păstrare există pe hârtie, dar nu și în practică. Consecințele se acumulează. Costurile de stocare cresc. Impactul încălcărilor crește deoarece sunt expuse mai multe date. Descoperirea legală devine costisitoare deoarece datele vechi trebuie căutate. O abordare bazată pe ciclul de viață previne acest lucru. Definiți perioadele de păstrare pentru fiecare tip de date. Automatizați arhivarea și ștergerea. Verificați dacă politicile funcționează. Datele sunt un activ atâta timp cât sunt utile. Devin o datorie atunci când își depășesc scopul.

Etapele ciclului de viață

• Creare — datele sunt generate sau capturate
• Stocare — datele sunt salvate și securizate
• Utilizare — datele sunt accesate și analizate
• Partajare — datele sunt distribuite către alții
• Arhivare — datele sunt mutate în spații de stocare pe termen lung
• Ștergerea — datele sunt distruse în siguranță

Datele nu se gestionează singure. Fără un plan de ciclu de viață, acestea se acumulează până când cineva impune o curățare.