潛在客戶在最終成為客戶之前會經歷多個階段。銷售漏斗模型描繪了從初步接觸到最終成交的整個過程。這些階段通常包括：認知或線索階段、合格商機階段、提案階段、談判階段、成交（成功或失敗）。每個階段的轉換率都低於前一個階段，從而形成了漏斗的形狀。

銷售團隊利用銷售漏斗來預測收入、識別瓶頸並管理銷售活動。各階段的轉換率、平均交易規模以及每個階段的停留時間等指標，能夠揭示流程中哪些環節運作良好，哪些環節需要改進。行銷和銷售部門的協作，通常會圍繞著如何將銷售線索從漏斗頂端傳遞到各個銷售階段展開討論。

現代客戶關係管理系統能夠即時呈現銷售漏斗圖。雖然該模型只是近似值——交易並非總是線性推進——但它仍然是管理銷售機會管道、並將精力集中在對結果影響最大的領域中的實用工具。