Khách hàng tiềm năng trải qua nhiều giai đoạn trước khi trở thành khách hàng thực sự. Phễu bán hàng là mô hình thể hiện quá trình đó, từ lần tiếp xúc đầu tiên đến khi hoàn tất giao dịch. Các giai đoạn thường bao gồm nhận thức hoặc khách hàng tiềm năng, cơ hội đủ điều kiện, đề xuất, đàm phán và chốt đơn thành công hoặc thất bại. Mỗi giai đoạn có tỷ lệ chuyển đổi thấp hơn giai đoạn trước đó, tạo nên hình dạng phễu.

Các đội ngũ bán hàng sử dụng mô hình phễu để dự báo doanh thu, xác định các điểm nghẽn và quản lý hoạt động. Các chỉ số như tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn, quy mô giao dịch trung bình và thời gian dành cho mỗi giai đoạn cho thấy quy trình đang hoạt động tốt ở đâu và cần được cải thiện ở đâu. Sự phối hợp giữa bộ phận marketing và bán hàng thường được thảo luận về cách thức chuyển giao khách hàng tiềm năng từ đầu phễu đến các giai đoạn bán hàng.

Các hệ thống CRM hiện đại giúp hiển thị quy trình bán hàng theo thời gian thực. Mô hình này chỉ là ước tính – các giao dịch không phải lúc nào cũng diễn ra theo đường thẳng – nhưng nó vẫn là một công cụ thiết thực để quản lý danh sách các cơ hội bán hàng và tập trung nỗ lực vào những nơi sẽ mang lại hiệu quả cao nhất.