Potențialii clienți trec prin etape înainte de a deveni clienți. Canalul de vânzări este modelul acestei progresii de la contactul inițial la tranzacția încheiată. Etapele includ de obicei conștientizarea sau lead-ul, oportunitatea calificată, propunerea, negocierea și încheierea-câștigată sau încheierea-pierdută. Fiecare etapă are o rată de conversie mai mică decât cea anterioară, ceea ce produce forma de pâlnie.

Echipele de vânzări folosesc pâlnia de vânzări pentru a prognoza veniturile, pentru a identifica blocajele și pentru a gestiona activitatea. Indicatori precum ratele de conversie între etape, dimensiunea medie a tranzacțiilor și timpul petrecut în fiecare etapă dezvăluie unde procesul este sănătos și unde necesită atenție. Alinierea marketingului și a vânzărilor este adesea discutată în funcție de modul în care clienții potențiali sunt transferați din partea superioară a pâlniei de vânzări către etapele de vânzări.

Sistemele CRM moderne fac pâlnia de vânzări vizibilă în timp real. Modelul este o aproximare - tranzacțiile nu se mișcă întotdeauna liniar - dar rămâne un instrument practic pentru gestionarea unei serii de oportunități și pentru concentrarea eforturilor acolo unde acestea vor avea cel mai mare efect asupra rezultatelor.