Potencjalni klienci przechodzą przez kolejne etapy, zanim staną się klientami. Lejek sprzedażowy to model procesu od pierwszego kontaktu do sfinalizowania transakcji. Etapy zazwyczaj obejmują: świadomość klienta lub pozyskanie potencjalnego klienta, kwalifikowaną szansę sprzedaży, ofertę, negocjacje oraz zamknięcie-wygrana lub zamknięcie-przegrana. Każdy etap ma niższy współczynnik konwersji niż poprzedni, co kształtuje kształt lejka.

Zespoły sprzedaży wykorzystują lejek sprzedażowy do prognozowania przychodów, identyfikowania wąskich gardeł i zarządzania działaniami. Wskaźniki takie jak współczynniki konwersji między etapami, średnia wartość transakcji i czas spędzony na każdym etapie wskazują, gdzie proces przebiega prawidłowo, a gdzie wymaga uwagi. Współpraca marketingu i sprzedaży jest często omawiana w kontekście sposobu przekazywania leadów z góry lejka sprzedażowego do etapów sprzedaży.

Nowoczesne systemy CRM pozwalają zobaczyć lejek sprzedażowy w czasie rzeczywistym. Model ten jest przybliżony – transakcje nie zawsze poruszają się liniowo – ale pozostaje praktycznym narzędziem do zarządzania lejkiem sprzedaży i koncentrowania wysiłków tam, gdzie będzie to miało największy wpływ na wyniki.