Potenciální klienti procházejí fázemi, než se stanou skutečnými zákazníky. Prodejní trychtýř je modelem tohoto postupu od prvního kontaktu k uzavření obchodu. Fáze obvykle zahrnují povědomí nebo lead, kvalifikovanou příležitost, návrh, vyjednávání a uzavření/získání nebo uzavření/neúspěch. Každá fáze má nižší míru konverze než ta předchozí, což vytváří tvar trychtýře.

Prodejní týmy používají trychtýř k prognózování tržeb, identifikaci úzkých míst a řízení aktivit. Metriky, jako jsou míry konverze mezi fázemi, průměrná velikost obchodu a čas strávený v každé fázi, odhalují, kde je proces v pořádku a kde je třeba se zaměřit. Sladění marketingu a prodeje se často diskutuje z hlediska toho, jak jsou leady předávány z vrcholu trychtýře do prodejních fází.

Moderní CRM systémy zobrazují trychtýř v reálném čase. Model je sice přibližný – obchody se ne vždy pohybují lineárně – ale zůstává praktickým nástrojem pro řízení toku příležitostí a pro zaměření úsilí tam, kde bude mít největší vliv na výsledky.