A potenciális ügyfelek különböző szakaszokon keresztül jutnak el az ügyféllé válásig. Az értékesítési tölcsér a kezdeti kapcsolatfelvételtől a lezárt üzletkötésig tartó folyamat modellje. A szakaszok jellemzően magukban foglalják az ismertséget vagy érdeklődőt, a minősített lehetőséget, az ajánlatot, a tárgyalást, valamint a lezárt/megnyerett vagy lezárt/elveszett üzletet. Minden szakasz alacsonyabb konverziós aránnyal rendelkezik, mint az előző, így alakul ki a tölcsér alakja.

Az értékesítési csapatok a tölcsért használják a bevételek előrejelzésére, a szűk keresztmetszetek azonosítására és a tevékenységek kezelésére. Az olyan mutatók, mint a szakaszok közötti konverziós arányok, az átlagos üzletméret és az egyes szakaszokban eltöltött idő, megmutatják, hogy a folyamat hol egészséges, és hol igényel figyelmet. A marketing és az értékesítés összehangolását gyakran azzal kapcsolatban tárgyalják, hogy a potenciális ügyfelek hogyan kerülnek a tölcsér tetejétől az értékesítési szakaszokig.

A modern CRM-rendszerek valós időben teszik láthatóvá a tölcsért. A modell egy közelítés – az üzletek nem mindig mozognak lineárisan –, de továbbra is praktikus eszköz a lehetőségek csatornájának kezelésére és az erőfeszítések oda összpontosítására, ahol a legnagyobb hatással lesz az eredményekre.