Potentiële klanten doorlopen verschillende fasen voordat ze daadwerkelijk klant worden. De salesfunnel is een model van dit proces, van eerste contact tot afgesloten deal. De fasen omvatten doorgaans: bewustwording of lead, gekwalificeerde kans, voorstel, onderhandeling en uiteindelijk een gewonnen of verloren deal. Elke fase heeft een lagere conversieratio dan de voorgaande, wat de vorm van een funnel creëert.

Verkoopteams gebruiken de salesfunnel om de omzet te voorspellen, knelpunten te identificeren en activiteiten te beheren. Metrieken zoals conversieratio's tussen de verschillende fasen, de gemiddelde dealgrootte en de tijd die in elke fase wordt doorgebracht, laten zien waar het proces goed verloopt en waar het aandacht nodig heeft. De afstemming tussen marketing en sales wordt vaak besproken in termen van hoe leads van de bovenkant van de funnel naar de verschillende salesfasen worden doorgegeven.

Moderne CRM-systemen maken de verkooppijplijn in realtime inzichtelijk. Het model is een benadering – deals verlopen niet altijd lineair – maar het blijft een praktisch hulpmiddel voor het beheren van een pijplijn met kansen en voor het richten van de inspanningen op de plekken waar ze het grootste effect op de resultaten zullen hebben.