Os potenciais clientes passam por estágios antes de se tornarem clientes. O funil de vendas é o modelo desta progressão, desde o contacto inicial até ao fecho do negócio. Os estágios incluem normalmente: reconhecimento da marca ou lead, oportunidade qualificada, proposta, negociação e fecho (ganho ou perda). Cada estágio tem uma taxa de conversão mais baixa que o anterior, o que resulta no formato de funil.

As equipas de vendas utilizam o funil para prever receitas, identificar pontos de estrangulamento e gerir atividades. Métricas como as taxas de conversão entre etapas, o tamanho médio do negócio e o tempo gasto em cada etapa revelam onde o processo está a funcionar bem e onde precisa de atenção. O alinhamento entre marketing e vendas é frequentemente discutido em termos de como os leads são encaminhados do topo do funil para as fases de vendas.

Os sistemas CRM modernos tornam o funil visível em tempo real. O modelo é uma aproximação — os negócios nem sempre progridem de forma linear — mas continua a ser uma ferramenta prática para gerir um fluxo de oportunidades e concentrar esforços onde terão o maior impacto nos resultados.