Potentiella kunder går igenom olika steg innan de blir kunder. Försäljningstratten är en modell för den utvecklingen från första kontakt till avslutad affär. Stegen inkluderar vanligtvis medvetenhet eller lead, kvalificerad möjlighet, förslag, förhandling och avslutad vunnen eller avslutad förlust. Varje steg har en lägre konverteringsfrekvens än det föregående, vilket ger trattens form.

Säljteam använder tratten för att prognostisera intäkter, identifiera flaskhalsar och hantera aktivitet. Mätvärden som konverteringsfrekvens mellan steg, genomsnittlig affärsstorlek och tid som spenderas i varje steg avslöjar var processen är sund och var den behöver uppmärksammas. Samordning av marknadsföring och försäljning diskuteras ofta i termer av hur leads överförs från toppen av tratten till försäljningsstegen.

Moderna CRM-system gör tratten synlig i realtid. Modellen är en approximation – affärer rör sig inte alltid linjärt – men den är fortfarande ett praktiskt verktyg för att hantera en pipeline av affärsmöjligheter och för att fokusera insatser där det kommer att ha störst effekt på resultaten.