Mỗi giao dịch mua bán xuyên biên giới cần có hồ sơ rõ ràng về những gì đã được bán và giá cả. Hóa đơn thương mại là tài liệu do người bán phát hành cho người mua, trong đó nêu chi tiết hàng hóa, số lượng, giá cả và điều khoản bán hàng.

Cơ quan hải quan dựa vào đó để đánh giá thuế và phí. Các ngân hàng có thể yêu cầu thông tin này theo thỏa thuận thư tín dụng trước khi giải ngân. Mô tả chính xác, mã hệ thống hài hòa và tham chiếu Incoterms giúp giảm nguy cơ chậm trễ thông quan.

Hóa đơn cũng đóng vai trò là hồ sơ kế toán chính của giao dịch. Sự khác biệt giữa hóa đơn và hàng hóa thực tế hoặc các chứng từ vận chuyển khác thường dẫn đến việc kiểm tra. Các nhà xuất khẩu coi việc lập hóa đơn cẩn thận là một nhiệm vụ tuân thủ cốt lõi.

• Tài liệu của người bán nêu chi tiết hàng hóa và điều khoản bán hàng.
• Được hải quan sử dụng để đánh giá thuế.
• Cần thiết cho việc thanh toán theo nhiều công cụ thương mại.
• Phải khớp với lô hàng thực tế và các tài liệu khác.