Każda sprzedaż transgraniczna wymaga jasnego zapisu, co zostało sprzedane i za ile. Faktura handlowa to dokument wystawiany przez sprzedawcę kupującemu, który zawiera szczegółowe informacje o towarach, ilościach, cenach i warunkach sprzedaży.

Organy celne wykorzystują go do naliczania ceł i podatków. Banki mogą wymagać go w ramach akredytyw przed wypłatą. Dokładne opisy, zharmonizowane kody systemowe i odniesienia do Incoterms zmniejszają ryzyko opóźnień w odprawie celnej.

Faktura służy również jako podstawowy zapis księgowy transakcji. Rozbieżności między fakturą a fizycznymi towarami lub innymi dokumentami przewozowymi często skutkują kontrolami. Eksporterzy traktują staranne przygotowanie faktur jako podstawowe zadanie w zakresie zgodności.

• Dokument sprzedawcy szczegółowo opisujący towary i warunki sprzedaży
• Używany przez służby celne do oceny należności celnych
• Wymagane do płatności w ramach wielu instrumentów handlowych
• Musi być zgodna z fizyczną przesyłką i innymi dokumentami