Ethvert grænseoverskridende salg kræver en tydelig registrering af, hvad der blev solgt, og for hvor meget. En handelsfaktura er det dokument, der udstedes af en sælger til en køber, og som beskriver varerne, mængderne, priserne og salgsbetingelserne.

Toldmyndighederne bruger den til at vurdere told og skatter. Banker kan kræve den i henhold til rembursaftaler, før betaling frigives. Nøjagtige beskrivelser, harmoniserede systemkoder og Incoterms-referencer reducerer risikoen for forsinkelser i toldbehandlingen.

Fakturaen fungerer også som den primære regnskabspost for transaktionen. Uoverensstemmelser mellem fakturaen og de fysiske varer eller andre forsendelsesdokumenter udløser ofte inspektioner. Eksportører behandler omhyggelig fakturaudarbejdelse som en central compliance-opgave.

• Sælgers dokument med detaljerede oplysninger om varer og salgsbetingelser
• Bruges af toldmyndighederne til toldvurdering
• Kræves til betaling under mange handelsinstrumenter
• Skal stemme overens med den fysiske forsendelse og andre dokumenter