Minden határokon átnyúló értékesítéshez egyértelmű nyilvántartásra van szükség arról, hogy mit és mennyiért adtak el. A kereskedelmi számla az eladó által a vevőnek kiállított dokumentum, amely részletezi az árukat, a mennyiségeket, az árakat és az értékesítési feltételeket.

A vámhatóságok erre támaszkodnak a vámok és adók megállapításához. A bankok akkreditív megállapodások keretében kérhetik a fizetés engedélyezése előtt. A pontos leírások, a harmonizált rendszerkódok és az Incoterms-hivatkozások csökkentik a vámkezelési késedelmek kockázatát.

A számla egyben a tranzakció elsődleges számviteli nyilvántartása is. A számla és a fizikai áruk vagy más szállítási dokumentumok közötti eltérések gyakran ellenőrzést vonnak maguk után. Az exportőrök a gondos számlakészítést alapvető megfelelőségi feladatnak tekintik.

• Az eladó dokumentuma, amely részletezi az árukat és az eladási feltételeket
• A vámhatóság vámmegállapításhoz használja
• Számos kereskedelmi eszköz szerinti fizetéshez szükséges
• Meg kell egyeznie a fizikai szállítmány és az egyéb dokumentumok adataival