Bij elke grensoverschrijdende verkoop is een duidelijke registratie nodig van wat er is verkocht en voor welk bedrag. Een handelsfactuur is het document dat door een verkoper aan een koper wordt uitgereikt en waarop de goederen, hoeveelheden, prijzen en verkoopvoorwaarden gedetailleerd worden vermeld.

Douaneautoriteiten gebruiken deze informatie om invoerrechten en belastingen te berekenen. Banken kunnen deze informatie vereisen in het kader van een kredietbrief voordat ze een betaling vrijgeven. Nauwkeurige omschrijvingen, codes volgens het geharmoniseerde systeem en verwijzingen naar Incoterms verminderen het risico op vertragingen bij de inklaring.

De factuur dient tevens als het belangrijkste boekhoudkundige bewijs van de transactie. Verschillen tussen de factuur en de fysieke goederen of andere verzenddocumenten leiden vaak tot inspecties. Exporteurs beschouwen het zorgvuldig opstellen van facturen als een essentiële taak om aan de regelgeving te voldoen.

• Verkopersdocument met details over de goederen en verkoopvoorwaarden
• Gebruikt door de douane voor de vaststelling van invoerrechten.
• Vereist voor betaling onder veel handelsinstrumenten
• Moet overeenkomen met de fysieke zending en andere documenten.