Xác minh dữ liệu khẳng định rằng dữ liệu đã được sao chép hoặc chuyển giao chính xác. Kiểm tra tính hợp lệ xem dữ liệu có chính xác khi nhập liệu hay không. Kiểm tra tính xác thực xem dữ liệu có được nhận nguyên vẹn hay không. Một nhân viên nhập địa chỉ từ một biểu mẫu giấy vào cơ sở dữ liệu. Kiểm tra tính hợp lệ đảm bảo mã bưu chính khớp với thành phố. Kiểm tra tính xác thực đảm bảo địa chỉ đã được nhập chính xác ngay từ đầu. Hai quá trình này có liên quan nhưng khác biệt. Một quá trình kiểm tra dữ liệu dựa trên các quy tắc. Quá trình kia kiểm tra dữ liệu dựa trên nguồn gốc của nó.

Các phương pháp xác minh khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh. Phương pháp nhập liệu kép yêu cầu hai người nhập cùng một dữ liệu một cách độc lập và so sánh kết quả. Bất kỳ sự khác biệt nào cũng sẽ dẫn đến việc xem xét lại. Điều này phổ biến trong các thử nghiệm lâm sàng và hệ thống tài chính, nơi mà sai sót gây ra chi phí lớn. Phương pháp xác minh bằng hàm băm so sánh tổng kiểm tra trước và sau khi chuyển dữ liệu để xác nhận dữ liệu không bị hỏng trong quá trình truyền tải. Phương pháp đếm bản ghi xác minh rằng quá trình di chuyển đã chuyển đúng số lượng hàng dự kiến. Phương pháp lấy mẫu xác minh một tập hợp con các bản ghi so với nguồn. Mỗi phương pháp phát hiện các lỗi khác nhau. Phương pháp nhập liệu kép phát hiện lỗi sao chép. Phương pháp băm phát hiện lỗi truyền tải. Phương pháp đếm bản ghi phát hiện các lần chuyển dữ liệu không đầy đủ. Phương pháp lấy mẫu phát hiện các vấn đề hệ thống. Việc xác minh không phải là miễn phí. Nó tốn thời gian và công sức. Câu hỏi đặt ra là liệu chi phí của một lỗi có xứng đáng với chi phí xác minh hay không. Đối với danh sách tiếp thị, có lẽ là không. Đối với liều lượng thuốc của bệnh nhân, chắc chắn là có.

Phương pháp xác minh

• Đăng ký kép — đăng ký độc lập bởi hai người
• Xác minh băm — so sánh tổng kiểm tra trước và sau khi chuyển dữ liệu
• Số liệu ghi nhận — xác nhận số lượng hàng dự kiến
• Lấy mẫu — kiểm tra ngẫu nhiên các bản ghi so với nguồn.
• Đối chiếu — so sánh tổng số liệu giữa các hệ thống

Kiểm chứng đóng vai trò như một cặp mắt thứ hai. Nó phát hiện ra những gì mà quá trình xác thực bỏ sót.