Hàng hóa mà cửa hàng có sẵn để bán, dù trưng bày trên kệ hay trong kho, đều được coi là hàng tồn kho. Thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho thuật ngữ "hàng tồn kho" trong ngôn ngữ bán lẻ hàng ngày.

Duy trì mức tồn kho phù hợp là một sự cân bằng liên tục. Các mặt hàng bán chạy phải được bổ sung nhanh chóng; các mặt hàng bán chậm phải được xác định trước khi chúng chiếm dụng vốn. Việc kiểm kê hàng tồn, hệ thống kiểm kê liên tục và thời gian giao hàng của nhà cung cấp đều ảnh hưởng đến khả năng cung ứng. Khách hàng khi thấy kệ hàng trống thường rời đi và có thể không quay lại.

Ngôn ngữ trên khu vực bán hàng phản ánh khái niệm này: nhân viên kiểm tra hàng tồn, đặt hàng và thanh lý hàng tồn kho cũ. Hồ sơ hàng tồn kho chính xác là nền tảng của cả dịch vụ tại cửa hàng và cam kết về sự sẵn có của sản phẩm trực tuyến. Khi hàng tồn kho đầy đủ, doanh số bán hàng sẽ tăng; khi hàng tồn kho không đầy đủ, mọi thứ khác đều bị ảnh hưởng.

Câu hỏi đơn giản nhất của khách hàng — "Cửa hàng có sản phẩm này không?" — cũng đủ để kiểm tra toàn bộ hệ thống quản lý kho.